Materi Manajemen

Lingkungan Spesifik/ Khusus (Specifik Environment)

            Specifik environment atau lingkungan langsung akan mempengaruhi operasional organisasi secara langsung. Lingkungan ini disebut juga stakeholder. Lingkungan langsung terdiri dari dua macam, yaitu lingkungan langsung eksternal dan lingkungan langsung internal (controllable environment).

1.      Lingkungan langsung eksternal

Lingkungan langsung eksternal adalah pihak-pihak yang mempengaruhi nasib organisasi secara langsung dan berada di luar organisasi. Yang termasuk lingkungan eksternal adalah:

a.       Konsumen, yaitu pihak yang membutuhkan output dari organisasi. Konsumen mempengaruhi organisasi secara langsung karena mereka yang akan membeli dan memakai produk atau jasa yang dihasilkan oleh suatu organisasi.

b.      Pemasok, yaitu pihak-pihak yang memberikan input bagi organisasi, baik dalam bentuk bahan baku, sumber dana, sumber daya manusia, maupun informasi yang diperlukan oleh organisasi.

c.       Pesaing, yaitu pihak-pihak yang menawarkan barang atau jasa yang memiliki fungsi yang sama dengan produk organisasi kepada kelompok konsumen yang sama.

d.      Pemerintah, berpengaruh lansung terhadap organisasi melalui penetapan hukum dan perundang-undangan.

e.       Lembaga keuangan, pihak yang memberikan input modal kepada organisasi.

f.       Pihak-pihak lainnya yang dapat mempengaruhi organisasi secara langsung, misalnya serikat pekerja atau asosiasi organisasi yang sejenis.

           

2.      Lingkungan langsung internal

Lingkungan langsung internal berada di dalam organisasi. Yang termasuk lingkungan internal adalah:

a.       Pekerja/ karyawan, karyawan menjadi aset atau sumber daya organisasi. Oleh karena itu perusahaan atau organisasi harus mampu menciptakan hubungan yang harmonis antara para karyawan dan atasan. Hubungan baik akan menghasilkan keuntungan di kedua belah pihak.

b.      Dewan Komiasaris, kelompok ini dapat ditemui pada perusahaan dengan bentuk Perseroan Terbatas (PT). Dewan komisaris ini ditunjuk untuk mewakili para pemegang saham, untuk dapat membantu dalam melakukan pengawasan manajemen organisasi atau perusahaan.

c.       Pemegang saham, merupakan seseorang yang menyetorkan modalnya ke perusahaan, hal ini sering disebut dalam bentuk pernyataan modal. Oleh karena itu para pemegang saham ini mempunyai hak dan kewajiban yang melekat.

Lingkungan Umum (General Environment)

            General Environment atau lingkungan umum organisasi meliputi semua kondisi dasar yang ada di luar organisasi. Walaupun tidak mempengaruhi organisasi secara langsung, elemen lingkungan ini harus dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan dalam organisasi. Yang termasuk lingkungan umum adalah:

a.       Variabel ekonomi

Variabel ekonomi akan mempengaruhi aktivitas organisasi. Apabila kondisi ekonomi mengalami ketidakstabilan, maka akan berpengaruh terhadap operasional organisasi. Untuk itu manajer dituntut mampu melihat indikator-indikator ekonomi yang ada, misalnya tingkat inflasi, deflasi, nilai kurs, indeks harga saham dan lain-lain.

b.      Kondisi sosial-budaya, misalnya:

-        Demografi, menyangkut struktur kependudukan. Perubahan jumlah penduduk akan menjadi peluang sekaligus ancaman bagi organisasi.

-        Gaya hidup, suatu pola yang nampak dari sikap seseorang. Oleh karena itu gaya hidup akan selalu berubah-ubah sesuai dengan situasi dan kondisi saat itu, hal ini akan berdampak pada selera, pola masyarakat akan suatu produk.

-        Nilai-nilai yang berlaku dalam masyarakat, adalah nilai-nilai sosial yang berlaku di dalam masyarakat. Nilai sosial ini akan berhubungan dengan misalnya penghargaan-penghargaan di masyarakat.

c.       Variabel teknologi

Variabel teknologi mengalami perkembangan yang fantastis. Perubahan teknologo akan berpengaruh terhadap organisasi, karena akan mempengaruhi cara bekerja organisasi.

d.      Politik dan hukum

Banyak peraturan dan perundangan yang dihasilkan dari proses politik. Misalnya, aturan dan undang-undang untuk mendirikan atau memilih bentuk badan usaha.

e.       Dimensi internasiaonal, perusahaan-perusahaan multinasional harus memperhatikan dimensi ini. Dengan memperhatikan dimensi internasional perusahaan dapat menjaga kelangsungan hidupnya.

f.       Pesaing, tidak ada satu perusahaan pun atauorganisasi yang mampu menekan munculnya pesaing-pesaing. Pertumbuhan pesaing yang semakin merajalela ini dapat menimbulkan ancaman dan tantangan sehingga perusahaan mampu memunculkan peluang bagi perusahaan atau organisasi yang ada.

g.       Peraturan pemerintah, pemerintah dapat mempengaruhi organisasi atau perusahaan melalui kebijakan-kebijakannya.

Budaya Organisasi (Organizational Culture)

            Sehubungan dengan adanya lingkungan langsung internal yang ada dalam organisasi, ada baiknyakita mempelajari mengenai budaya organisasi.budaya organisasi adalah sistem dari kepercayaan dan nilai yang di kembangkan dalam organisai dan menjadi panutan bagi tingkah laku anggota organisasi tersebut.budaya organisasi di bagi menjadi menjadi dua tingkatan yaitu:

a.       observable culture ,yaitu budaya organisasi yang dapat di lihat jika kita berada dalam suatu organisasi,baik sebagai karyawan,konsumen,atau penggunjung. observable culture meliputi :

·         Stories,yaitu cerita tentang kejadian-kejadian penting dalam organisasi di masa lampau.

·         Heroes,yaitu orang (masa lalu dan skrang) yang di hormati dalam organisasi karena suatu hal,misalnya pencapaian prestasi yang amat baik.

·         Rites and ritual,yaitu acara acara khusus untuk memperingati suatu kejadian dalam organisasi.

·         Symbols,yaitu bahasa khusus utuk mengkomunikasikan tema penting dalam organisasi.

b.      core culture,kepercayaan tentang bagaimana seharusnya bersikap dalam organisasi.

Budaya ganda (multicultural organization)

            Yang di maksud dengan budaya ganda adalah organisasi yang berdasarkan pada keragaman dan sangat menghormati perbedaan(ras,gender,umur,karakter setiap individu dan lainnya).

Karakteristik organisasi multycultural:

a)      Pluralisme,anggota mayoritas dan minoritas sama sama mempengaruhi nilai-nilai dan kebijakan penting organisasi.

b)      Sructural integration,anggota minoritas dapat di terima di semua level organisasi.

c)      Informal network integration,berbagai bentuk mentoring dan dukungan bagi pengembangan karir anggota minoritas.

d)      Absence of prejudic and discrimination,tidak adanya diskriminasi dalampemberian tugas tugas.

e)      Minimum intergrup conflic,tidak ada konflik di karenakan perbedaan antar anggota organisasi.

Customer-driven organization

                Di masa sekarang ini,organisasi yang mengutamakan pada konsumen ,harus banyak melihat bahwa konsumen terdiri dari dua bagian :

1.       Eksternal customer,yaitu pihak-pihak yang memberi barang atau jasa organisasi.terdiri dari industrial customer,yaitu perusahan lain yang memberi produk organisasi untuk operasi mereka dan  retail customer/clien,yaitu pihak yang membeli barang dan menggunakan barang dan jasa organisasi secara langsung.

2.       Internal customer,yang ada di dalam organisasi,yaitu individu atau kelompok yang trgantung atau menggunakan hasil dari pekerjaan orang/proses lainya untuk dapat melakukan pekerjaannya dengan baik.semua pekerjaan atau proses merupakan supplier skaligus customer.

Setelah mendefinisikan siapa konsumen organisasi,organisasi harus tahu apa yang di ingginkan konsumen .keinginan konsumen adalah kualitas yang tinggi,biaya yang rendah,dan delivery yang tepat waktu.organisasi yang tidak dapat memenuhi harapan konsumen akan kehilangan competitiv advantage.

Customer relatinship management

                Manajemen yang secara strategis  mencoba untuk membangun hubungan jangka panjang dan menambahkan nilai bagi konsumennya.

Quality-driven organization

                Konsumen selalu menginginkan produk atau jasa yang berkualitas jika mereka membeli produk atau jasa tertentu.persaingan di dunia globaltelah memimbulkan orongan untuk mrndapatkan standar kualitas yang dapat di akui secara internasional.salahsatunya adalah dengan  mendapatkan ISO certificate,yaitu sertifikat yang memberikan jminan bahwa organisasi tersebut telah menjalankan sistem mutu yang baik dalam prosesnya.ada juga konsep Total Quality Manajement (TQM),di mana harus ada komitment organisasi untuk melakukan continous improvement,meningkatkan kualitas produk,dan memperhatikan kebutuhan konsumen. Organisaasi juga dapat membentuk Quality cricle,yaitu kelompok karyawan yang secara peridik berdiskusi tentang bagaimana meningkatkan kualitas produk atau jasa organisasi mereka.

Jadi  organisasi harus selalu memperhatikan pihak pihak yang mempengaruhi organisasi,baik secara langsung maupun tidak langsung.pihak pihak yang mempengaruhi organisasi secara langsung di sebut specific enviroment yang terdiri dari lingkungan langsung eksternal seperti konsumen dan supplier  dan lingkungan langsung internal seperti karyawan pihak pihak yang mempengaruhi organisasi secara tidak langsung di sebut sebagai general enviroment,yang harus tetap diperhitungkan oleh organisasi.

BAB II

LINGKUNGAN DAN BUDAYA ORGANISASI

A.Pentingnya Lingkungan Organisasi

          Para manajer perusahaan melaksanakan aktivitas manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, penggerakan, dan pengawasan dengan menggunakan sumber daya-sumber daya secara efisien untuk mencapai tujuannya. Disamping itu manajer harus memperhitungkan faktor-faktor luar (external factor) organisasi seperti anggota-anggota masyarakat di luar organisasinya, dan kebutuhan akan sumber daya manusia, teknologi, dan lain sebagainya. Faktor luar organisasi ini mempunyai kekuatan dan tekanan untuk mempengaruhi kegiatan organisasi. Berhasil tidaknya organisasi dipengaruhi oleh faktor-faktor luar.
Faktor luar dimaksudkan disini adalah faktor luar organisasi dalam dan luar negeri (international factor). Faktir international sangat besar pengaruhnya sebagai faktor luar, ini berkaitan dengan perusahaan yang menggunakan input dari luar negeri dan pasar luar negeri.
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan perusahaan dalam mengatasi faktor luar tersebut. Pertama, perusahaan harus dapat melihat ketersediaan sumber daya-sumber daya sebagai input seperti bahan baku tenaga kerja, modal dan metode. Semua input ini akan dirubah atau ditransformasikan menjadi barang atau jasa. Kedua, perusahaan perlu memperhatikan kebutuhan-kebutuhan berbagai pihak, seperti karyawan, konsumen, pemasok, pemerintah, pemegang saham, dan masyarakat lainnya. Ketiga, perusahaan perlu memperhatikan faktor luar lainnya, seperti ekonomi politik, teknologi dan sosial.


B. Lingkungan Organisasi

          Organisasi dalam menjalankan aktivitasnya untuk mencapai tujuan tidak terlepas dari lingkungan eksternal (external environment). Organisasi merupakan suatu wadah untuk memproses masukan (input) menjadi keluaran (output). Nput merupakan faktor-faktor produksi atau sumber daya-sumber daya seperti bahan baku, tenaga kerja, uang dan energy yang diproses dalam organisasi untk menghasilkan barang atau jasa. Ketersediaan sumber daya seperti bahan baku, tenaga kerja, uang dan energi yang diproses dalam organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Ketersediaan sumber daya-sumber daya tersebut dapat diperoleh dari luar organisasi itu sendiri (self sufficient) maupun berdiri sendiri (self contained). Organisasi berfungsi sebagai transformasi dari input menjadi output. (Gambar 3.1). dalam proses ini input dan output merupakan lingkungan luar dari organisasi.

Lingkungan organisasi terdiri dari dua elemen antara lain, lingkungan khusus (specific environment) dan lingkungan umum (general environment). Lingkungan khusus disebut sebagai pihak yang terpengaruh secara langsung pada organisasi, seperti pemilik perusahaan, karyawan, pemasok dan lain sebagainya yang dapat mempengaruhi perusahaan secara langsung dan lingkungan khusus di bagi menjadi dua yaitu pihak yang berkepentingan internal dan eksternal. Pihak yang berkepentingan internal adalah para karyawan, dewan direkasi, dan pemilik, sedangkan pihak yang berkepentingan eksternal termasuk pemasok, penyedia tenaga kerja, pelanggan, dan pesaing.

C. Organisasi dan Lingkungan

          Sebuah organisasi dalam menjalankan aktivitasnya selalu dipengaruhi oleh lingkungan eksternal. Lingkungan selalu mengalami perubahan, maka para manajer harus membuat rancangan agar dapat meramalkan kejadian-kejadian yang akan datang. Lingkungan menimbulkan ketidakpastian bagi apra manajer, sehinga mereka harus dapat beradaptasi dengan lingkungan.

1. Ketidakpastian lingkungan

Ketidakpastian ditentukan oleh dua dimensi antara lain, kecepatan perubahan dan jumlah perubahan. Kecepatan perubahan terdiri dari dua bagian antara lain, lingkungan dinamis, dan stabil. Apabila lingkungan eksternl sering mengalami perubahan, berarti organisasi mengalami ketidakpastian yang sangat tinggi atau disebut dengan lingkungan dinamis. Sebaliknya sebuah organisasi yang lingkungan eksternalnya tidak mengalami perubahan, berarti organisasi menghadapi ketidakpastian yang rendah atau disebut lingkungan stabil. Jumlah perubahan memperlihatkan semakin banyak perubahan yang diakibatkan lingkungan maka semakin tinggi ketidakpastian. Sebaliknya makin sedikit perubahan maka semakin rendah ketidakpastian akan terjadi.

2. Beradaptasi dengan lingkungan

Untuk mengatasi ketidakpastian akibat perubahan-perubahan lingkungan eksternal para manajer dapat melakukan beberapa strategi antara lain, lintas batas, membentuk mitra organisasi, dan marger dan usaha patungan.

D. Budaya Organisasi

Budaya menunjukkan gambaran atau ciri suatu kelompok tertentu di tengah-tengah masyarakat dalam melaksanakan aktivitas dan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Di suatu Negara tertentu juga terdapat kelompok-kelompok tertentu yang memiliki budaya berbeda, itulah yang disebut sebagai sub-budaya. Hal yang sama sebuah organisasi mempunyai budaya yang disebut sebagai budaya organisasi. Budaya organisasi adalah suatu sistem yang merupakan bagian dari kepercayaan dan nilai-nilai yang dapat membentuk dan menunjukkan perilaku para anggotanya.
Schien (2004) mendefinisikan budaya organisasi adalah sebuah pola asumsi dasar yang dapat dipelajari oleh sebuah organisasi dalam memecahkan permasalahan yang dihadapinya dari penyesuaian dir eksternal dan integrasi internal, telah bekerja dengan baik dan dianggap berharga, oleh karena itu di ajarkan kepada anggota baru sebagai cara yang benar untuk menyadari berfikir, dan merasakan dalam hubungan untuk masalah tersebut.
Robins (2002) mengungkapkan bahwa budaya organisasi merujuk kepada suatu sistem pengertian bersama yang dipegang oleh anggota-anggota organisasi, yang membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lainnya. Berdasarkan pengertian tersebut ada karakter tertentu yang dimiliki suatu organisasi sehingga membedakan suatu organsasi dengan organisasi lainnya. Karakteristik tersebut dibagi dalam beberapa tingkat yaitu:

1. Inovasi dalam pengambilan resiko
2. Perhatian terhadap detail
3. Orientasi terhadap hasil
4. Orientasi kepada individu
5. Orientasi terhadap kelompok
6. Agresivitas
7. Stabilitas

Karakteristik-karakteristik tersebut merupakan nilai (value) bagi suatu organisasi.
Kreitner dan Kinicki (2001) mengatakan budaya organisasi adalah suatu wujud anggapan yang dimiliki, diterima secara implicit oleh kelompok dan menentukan bagaimana kelompok tersebut merasakan, pikiran, dan bereaksi terhadap lingkungannya yang ragam. Berdasarkan pengertian tersebut budaya organisasi memiliki tiga karakteristik antara lain:

 (1). Budaya organisasi diberikan kepada karyawan baru melalui proses sosialisasi, (2). Mempengaruhi perilaku karyawan ditempat kerja, dan

 (3). Berlaku pada dua tingkat yang berbeda, masing-masing tingkat beragam dalam kaitannya dengan pandangan keluar dan kemampuan bertahan terhadap perubahan.

Budaya organisasi dapat dilihat secara jelas (concrete) dan yang lebih abstrak. Budaya organisasi yang secara konkrit wujudnya dapat dilihat secara jelas sedangkan budaya organisasi yang bersifat abstrak budaya merefleksikan pada nilai-nilai (volves) dan keyakinan (belief) yang dimiliki para anggota organisasi.

E. Budaya Organisasi dalam Istilah Deskriptif

          Budaya organisasi merupakan cerminan dari karakterisitik-karakteristik bukan menunjukkan perasaan para anggotanya. Para peneliti tentang budaya organisasi merupakan cara mengukur pandangan karyawan terhadap organisasi, patuh terhadap ketentuan-ketentuan organsiasi, menghargai sasaran yang ingin dicapai, menghargai pandangan organisasi, dan mendorong terciptanya persaingan. Sedangkan penelitian tentang sikap kerja lebih menekankan pada cara untuk mengukur respon dan lingkungan kerja.